การแจ้งหนี้ธุรกิจขนาดเล็ก: วิธีการเขียนและจัดการกับใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้ชำระ

ธุรกิจจำนวนมากพยายามรวบรวมการชำระเงินจากลูกค้าทันทีและการขาดแคลนเงินสดเหล่านี้อาจมีผลกระทบร้ายแรง ความลับในการรวบรวมการชำระเงินที่รวดเร็วขึ้นทั้งหมดอยู่ในใบแจ้งหนี้: การส่งใบแจ้งหนี้อย่างรวดเร็วทำให้ง่ายต่อการชำระและการติดตามผลอย่างต่อเนื่องเป็นกุญแจสำคัญในการเก็บรวบรวมได้เร็วขึ้น

ในคู่มือนี้เราจะสอนวิธีเขียนใบแจ้งหนี้และเปิดเผยแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดทั้งหมดสำหรับการแจ้งหนี้รวมถึงวิธีการใช้ซอฟต์แวร์การแจ้งหนี้เพื่อจัดการงานส่วนใหญ่โดยอัตโนมัติ FreshBooks ซึ่งเป็นผู้สนับสนุนบทความนี้เป็นทางออกที่ดีที่สุดในตลาด SMB คุณสามารถทดลองใช้ซอฟต์แวร์ที่ได้รับรางวัลโดยคลิกที่ลิงค์ด้านล่าง:

ใบแจ้งหนี้แสดงถึงคำขอชำระค่าสินค้าและบริการที่ลูกค้าของคุณได้รับแล้ว คุณควรสร้างใบแจ้งหนี้และส่งให้ลูกค้าของคุณในไม่ช้าหลังจากที่คุณทำตามข้อตกลงเสร็จสิ้น

ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างใบแจ้งหนี้ที่เราสร้างใน FreshBooks สำหรับ บริษัท ของเราชื่อ Paul's Plumbing อย่างน้อยที่สุดใบแจ้งหนี้ควรมีข้อมูลติดต่อ บริษัท ของคุณ (เช่นที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์) ข้อมูลติดต่อลูกค้าของคุณและรายละเอียดของผลิตภัณฑ์ / บริการที่ซื้อเช่นปริมาณและค่าใช้จ่ายพร้อมกับวันที่ครบกำหนด ต่อไปในบทความนี้เราจะแนะนำคุณเกี่ยวกับขั้นตอนการสร้างใบแจ้งหนี้ใน FreshBooks

คุณต้องใช้กระบวนการที่เริ่มต้นด้วยการขายและจบลงด้วยการเก็บเงินจากลูกค้าของคุณ มิฉะนั้นคุณจะพบว่าตัวเองมีบัญชีลูกหนี้ขนาดใหญ่ยอดคงเหลือ (เงินลูกค้าของคุณเป็นหนี้คุณ) แต่กระแสเงินสดน้อยถึงไม่มีเลย

นี่คือ 5 ขั้นตอนในการจัดการใบแจ้งหนี้และรับเงินเร็วขึ้น:

ขั้นตอนที่ 1- สร้างใบแจ้งหนี้ในลักษณะที่ทันเวลา

สร้างใบแจ้งหนี้ภายใน 1-2 วันทำการหลังจากที่คุณให้บริการหรือจัดส่งสินค้าให้กับลูกค้าของคุณ ยิ่งคุณรอส่งใบแจ้งหนี้นานเท่าไหร่คุณก็จะต้องรอรับการชำระเงินนานขึ้น เคล็ดลับ: หากคุณต้องการเงินฝากจากลูกค้าของคุณก่อนที่จะเริ่มงานให้แน่ใจว่าได้ลดใบแจ้งหนี้ด้วยการชำระเงินที่คุณได้รับล่วงหน้า นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างใบแจ้งหนี้เพื่อขอฝากเงินล่วงหน้าหรือรีเทนเนอร์ได้

ขั้นตอนที่ 2 - อีเมลใบแจ้งหนี้ (อย่าส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์!)

ดังที่ฉันได้กล่าวไว้ในขั้นตอนที่ 1 ยิ่งลูกค้าของคุณได้รับใบแจ้งหนี้เร็วเท่าไหร่คุณก็จะได้รับเงินเร็วขึ้นเท่านั้น อย่าเสียเวลาในการส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์ เพียงแค่ส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าของคุณ ซอฟต์แวร์บัญชีเช่น FreshBooks ให้คุณดูว่ามีการเปิดใบแจ้งหนี้หรือไม่ดังนั้นจึงไม่ต้องกังวลว่าใบแจ้งหนี้จะหายไปหรือไม่

ขั้นตอนที่ 3 - อนุญาตให้ลูกค้าชำระใบแจ้งหนี้ออนไลน์

ด้วยเทคโนโลยีของวันนี้เราสามารถจ่ายอะไรก็ได้ในไม่กี่วินาทีด้วยการแตะสมาร์ทโฟนหรือสมาร์ตวอท ทำไมไม่ทำให้มันง่ายสำหรับลูกค้าของคุณ? การใช้ซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้เช่น Freshbooks คุณสามารถให้ลูกค้ามีทางเลือกในการชำระเงินด้วยบัตรเครดิต (หรือบัตรเดบิต Visa) ประหยัดเวลาจากการเขียนและส่งเช็คทางไปรษณีย์และประหยัดความยุ่งยากในการรอเช็คจากนั้นมุ่งหน้าไปที่ธนาคารเพื่อทำการฝากเงิน

ขั้นตอนที่ 4 - ส่งการแจ้งเตือนปกติ

ซอฟต์แวร์บัญชีส่วนใหญ่เช่น FreshBooks จะช่วยให้คุณส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังลูกค้าพร้อมกับสำเนาใบแจ้งหนี้ที่เปิดอยู่ ไม่ว่าคุณจะใช้ FreshBooks หรือปฏิทิน Gmail ของคุณฉันขอแนะนำให้คุณสร้างการแจ้งเตือน 3 ประเภทดังต่อไปนี้:

  1. 1-2 วันก่อนที่ใบแจ้งหนี้จะครบกำหนด. นี่เป็นวิธีการเชิงรุกเพื่อแจ้งเตือนลูกค้าของคุณว่าถึงวันครบกำหนดชำระเงินของพวกเขาแล้ว
  2. 1-2 วันหลังจากวันที่ครบกำหนดใบแจ้งหนี้ นี่คือการเตือนที่เป็นมิตรกับลูกค้าของคุณว่าวันที่ครบกำหนดได้ผ่านไปแล้วและการชำระเงินถึงกำหนด
  3. 7 วันหลังจากวันครบกำหนด. หากคุณยังไม่ได้รับการชำระเงิน 1 สัปดาห์หลังจากวันครบกำหนดมันเป็นเวลาที่จะให้ลูกค้าของคุณโทร ขึ้นอยู่กับจำนวนใบแจ้งหนี้ที่คุณมีในอดีตวางแผนที่จะจัดเตรียมอย่างน้อยหนึ่งชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์เพื่อทำการโทรติดตามเหล่านี้ แม้ว่าพวกเขาจะไม่สนุกคุณต้องเปิดสายการสื่อสารระหว่างคุณและลูกค้าของคุณเพื่อให้คุณได้รับเงิน เมื่อลูกค้าของคุณเริ่มหลีกเลี่ยงคุณโอกาสที่คุณจะได้รับเงินจะลดลง

ขั้นตอนที่ 5 - ตรวจสอบอายุของคุณและติดตามผล

บน รายสัปดาห์ พื้นฐานคุณควรตรวจสอบรายงานอายุลูกหนี้การค้าของคุณและทำรายการลูกค้าที่คุณต้องการโทรเพื่อขอชำระเงิน ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างรายงานอายุของบัญชีที่เราใช้ในธุรกิจของเราชื่อ Paul's Plumbing

รายงานด้านบนแสดงใบแจ้งหนี้ที่ครบกำหนดทั้งหมดที่ผ่านมา ณ วันที่ 3 พฤศจิกายน 2017 ด้านล่างนี้เป็นคำอธิบายสั้น ๆ ของแต่ละคอลัมน์

1-30 วัน: ใบแจ้งหนี้ในกลุ่มนี้มีอายุ 1-30 วันที่ผ่านมา เมื่อใบแจ้งหนี้ถึง ครบกำหนด 7 วันคุณควรโทรทุกสัปดาห์เพื่อติดตามการชำระเงิน

31-60 วัน: ใบแจ้งหนี้ในกลุ่มนี้มีอายุ 31-60 วันที่ผ่านมา ใบแจ้งหนี้เหล่านี้ทั้งหมดควรอยู่ในรายการโทรรายสัปดาห์ของคุณ เมื่อใบแจ้งหนี้ถึงเครื่องหมาย 60 วันคุณควรพิจารณาอย่างยิ่งที่จะไม่ยอมรับคำสั่งซื้อใด ๆ เพิ่มเติมจากลูกค้าหรือเพิกถอนสิทธิ์เครดิตและวางลงบน C.O.D. (จัดส่งเป็นเงินสดเท่านั้น) จนกว่าบัญชีของพวกเขาจะได้รับชำระเต็มจำนวน

61-90 วัน: ใบแจ้งหนี้ในกลุ่มนี้มีอายุ 61-90 วันที่ผ่านมา ถึงตอนนี้หากลูกค้าของคุณยังไม่ได้ตั้งค่าแผนการชำระเงินกับคุณหรือระบุวันที่การชำระเงินจะเสร็จสมบูรณ์คุณต้องดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปและดำเนินการทางกฎหมาย

เกิน 90 วัน: ใบแจ้งหนี้ใด ๆ ที่มีอายุ 90 วันขึ้นไปควรส่งไปยัง บริษัท ตัวแทนจัดเก็บ มากกว่าใบแจ้งหนี้ที่น่าจะเป็นที่มีอายุมากกว่า 90 วันจะต้องมีการตัดออกหนังสือเป็นหนี้เสีย ข่าวสินค้าคือค่าใช้จ่ายหนี้เสียหักลดหย่อนภาษีได้เลย!

นอกเหนือจากการตั้งค่าการโทรปกติและการส่งจดหมายเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ที่ผ่านมาคุณยังสามารถเริ่มเพิ่มความสนใจด้านบนของจำนวนเงินที่ค้างชำระ FreshBooks ช่วยให้คุณสามารถใช้การเรียกเก็บเงินล่าช้ากับใบแจ้งหนี้ที่ผ่านมาโดยอัตโนมัติ

การเพิ่มค่าใช้จ่าย / ค่าธรรมเนียมล่าช้าจะทำให้ลูกค้าของคุณทราบว่าคุณได้รับเงินมากแค่ไหนและอาจกระตุ้นให้พวกเขาส่งเช็คนั้น คุณสามารถ“ ยกเว้น” ค่าธรรมเนียมเมื่อได้รับการชำระเงิน

ธุรกิจขนาดเล็กส่วนใหญ่สร้างใบแจ้งหนี้โดยใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเช่น FreshBooks โปรแกรมประมวลผลคำเช่น Microsoft Word หรือโปรแกรมสเปรดชีตเช่น Microsoft Excel

ที่มา: Microsoft

การสร้างใบแจ้งหนี้ใน Word

หากคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึง Excel หรือ Google ชีตและคุณสร้างใบแจ้งหนี้เพียงไม่กี่ใบในแต่ละเดือน (5 หรือน้อยกว่า) Microsoft Word อาจเป็นโซลูชันที่ประหยัดที่สุดสำหรับคุณ

ในการใช้เทมเพลตใบแจ้งหนี้ Microsoft Word เพียงเปิด Word แล้วคลิก“ เอกสารใหม่” ซึ่งจะนำคุณไปยังฐานข้อมูลออนไลน์ที่คุณสามารถเลือกจากเทมเพลตที่แตกต่างกันนับร้อย

นี่คือข้อดีข้อเสียของการสร้างใบแจ้งหนี้โดยใช้ Word:

ข้อดี

  • เข้าถึงเทมเพลตกว่า 200 รายการในไลบรารี Microsoft เพื่อให้คุณไม่ต้องเริ่มจากศูนย์
  • ความยืดหยุ่นในการปรับแต่งเทมเพลตจากสีและการออกแบบเพื่อเพิ่มโลโก้ บริษัท ของคุณให้เหมาะกับแบรนด์ของคุณ

จุดด้อย

  • มันเป็นกระบวนการที่ทำด้วยมือและน่าเบื่อมากซึ่งจะต้องใช้เวลามาก
  • ไม่เหมือนกับ Excel คุณไม่สามารถสร้างสูตรเพื่อคำนวณส่วนลดหรือภาษีขายได้ คุณจะต้องทำการคำนวณด้วยตนเองซึ่งจะเพิ่มโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาด

ที่มา: Fitsmallbusiness

การสร้างใบแจ้งหนี้ใน Excel

Excel เป็นอีกตัวเลือกยอดนิยมสำหรับธุรกิจที่เพิ่งมีลูกค้าเพียงหยิบมือและต้องการเรียนรู้วิธีเขียนใบแจ้งหนี้ กระบวนการคล้ายกับ Word ยกเว้นว่าโดยทั่วไปคุณจะพบแม่แบบที่จะคำนวณผลรวมโดยอัตโนมัติ

ตัวอย่างเช่นเทมเพลตใบแจ้งหนี้ Excel ของเราจะเพิ่มส่วนลดภาษีและผลรวมย่อยโดยอัตโนมัติเพื่อคำนวณจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้ของคุณ

นี่คือข้อดีข้อเสียของการสร้างใบแจ้งหนี้โดยใช้ Excel:

ข้อดี

  • คุณสามารถสร้างสูตรเพื่อคำนวณส่วนลดผลรวมย่อยและภาษีการขาย
  • เช่นเดียวกับ Word คุณสามารถเข้าถึงเทมเพลตมากกว่า 200 รายการในไลบรารี Microsoft เพื่อให้คุณไม่ต้องเริ่มจากศูนย์

จุดด้อย

  • มันเป็นกระบวนการแบบแมนนวลที่จะทำให้คุณต้องใช้เวลาในการตั้งค่า
  • คุณต้องมีความเข้าใจในการสร้างสูตรใน Excel อย่างดี มิฉะนั้นการคำนวณของคุณจะไม่ถูกต้อง

ที่มา: FreshBooks

การสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยโปรแกรมบัญชี

เมื่อคุณส่งใบแจ้งหนี้มากกว่าสองสามใบต่อเดือนโปรแกรมซอฟต์แวร์บัญชีเช่น FreshBooks มักจะกลายเป็นทางออกที่ดีที่สุด สำหรับหนึ่งการสร้างใบแจ้งหนี้ง่ายขึ้นและเร็วขึ้น แต่ที่สำคัญกว่านั้นคือคุณสมบัติเช่นการชำระเงินออนไลน์และการแจ้งเตือนอัตโนมัติช่วยให้คุณได้รับเงินเร็วขึ้น

ในการลองใช้ Freshbooks ฟรีคุณสามารถไปที่ลิงก์นี้หรือทำตามคำแนะนำทีละขั้นตอนของเราในส่วนถัดไป

ข้อดี

  • ปรับแต่งได้อย่างเต็มที่; เพียงเพิ่มโลโก้ บริษัท รูปแบบสีและแบบอักษรที่คุณต้องการ
  • คำนวณผลรวมใบแจ้งหนี้ให้คุณโดยอัตโนมัติ รวมถึงส่วนลดที่เกี่ยวข้องและภาษีการขาย ไม่จำเป็นต้องคำนวณด้วยตนเอง
  • รับชำระเงินออนไลน์จากลูกค้า
  • เรียกใช้รายงาน A / R Aging ใน FreshBooks เพื่อดูว่าใบแจ้งหนี้ใดที่ถึงกำหนดหรือจะถึงกำหนด
  • เมื่อส่งผ่าน FreshBooks คุณสามารถติดตามว่าลูกค้าของคุณดูใบแจ้งหนี้เมื่อใดและ / หรือได้รับการชำระเงิน
  • คุณสามารถสร้างการแจ้งเตือนอัตโนมัติให้กับลูกค้าเมื่อใบแจ้งหนี้ที่จะมาถึงหรือครบกำหนด
  • FreshBooks สามารถส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าที่คุณต้องการใช้ใบแจ้งหนี้เป็นรายสัปดาห์รายเดือนหรือรายไตรมาส
  • คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้เพื่อขอฝากเงินล่วงหน้า (หรือผู้รักษา) จากลูกค้าของคุณก่อนที่จะเริ่มงาน
  • ตั้งค่าการชำระเงินที่เกิดขึ้นประจำสำหรับลูกค้าที่มักจะจ่ายจำนวนเท่ากันในกำหนดการชำระเงินรายสัปดาห์รายเดือนหรือรายไตรมาส

จุดด้อย

  • FreshBooks มาพร้อมกับสองเทมเพลตและ 200 เทมเพลตที่คุณต้องเลือกด้วย Microsoft Excel และ Word
  • เช่นเดียวกับซอฟต์แวร์บัญชีส่วนใหญ่คุณจะต้องจ่ายค่าสมัครรายเดือนเพื่อใช้ FreshBooks อย่างไรก็ตามไม่เหมือนกับ Microsoft Excel & Word คุณสามารถทำอะไรได้มากมายกับ FreshBooks มากกว่าแค่สร้างใบแจ้งหนี้ คุณสามารถจัดการรายได้และค่าใช้จ่ายทั้งหมดใน FreshBooks และสร้างงบการเงินที่สำคัญเช่นงบกำไรขาดทุน

เนื่องจากซอฟต์แวร์ออกใบแจ้งหนี้มักจะเป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับธุรกิจขนาดเล็กที่ต้องการเขียนใบแจ้งหนี้เราจะเข้าสู่หนึ่งในโปรแกรมยอดนิยม - FreshBooks- เพื่อแสดงวิธีการทำงานของมัน หากต้องการติดตามพร้อมกับบัญชีของคุณลงทะเบียนที่นี่เพื่อรับสิทธิ์ทดลองใช้ FreshBooks ฟรี 30 วัน

ก่อนที่คุณจะสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ใน FreshBooks คุณต้องป้อนข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับธุรกิจของคุณก่อน ใช้เวลาทั้งหมด 3 นาทีและคุณก็พร้อมที่จะไป!

ขั้นตอนที่ 1 - ป้อนข้อมูล บริษัท พื้นฐาน

ในภาพหน้าจอด้านล่างเราได้ป้อนชื่อเจ้าของธุรกิจชื่อธุรกิจที่อยู่ที่สมบูรณ์และธุรกิจนั้นเป็น Corporation / LLC หรือไม่ เมื่อคุณกรอกข้อมูลในฟิลด์เหล่านี้เสร็จแล้วให้คลิกปุ่ม“ บันทึกและดำเนินการต่อ”

ขั้นตอนที่ 2 - เลือกอุตสาหกรรมของคุณ

ในหน้าจอถัดไปเลือกอุตสาหกรรมที่ธุรกิจของคุณเข้าสู่

แค่นั้นแหละ! เราพร้อมที่จะสร้างใบแจ้งหนี้

ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อสร้างใบแจ้งหนี้ใน FreshBooks:

ขั้นตอนที่ 1 - ปรับแต่งแม่แบบใบแจ้งหนี้ของคุณ

ก่อนที่เราจะสร้างใบแจ้งหนี้เราต้องการเลือกเทมเพลตและปรับแต่งตามที่ระบุในภาพหน้าจอด้านล่าง

  1. เลือกเทมเพลต: FreshBooks มีสองแม่แบบที่คุณสามารถเลือกได้ เรียบง่ายหรือทันสมัย คลิกลูกศรตามที่ระบุด้านบนเพื่อสลับไปมาระหว่างพวกเขาและเลือกแม่แบบที่คุณต้องการ
  2. เพิ่มโลโก้ของคุณ: อัปโหลดโลโก้ บริษัท ของคุณหากคุณมี หากคุณไม่มีโลโก้ลองอ่านบทความเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ออกแบบโลโก้ที่ดีที่สุด
  3. เลือกสีของธีม: เลือกชุดรูปแบบสีสำหรับแม่แบบใบแจ้งหนี้ของคุณ
  4. เลือกแบบอักษร: คลิกเมนูแบบเลื่อนลงเพื่อเลือกตัวเลือกแบบอักษรสองสามตัว
  5. ประหยัด เมื่อคุณทำการเลือกแล้วให้แน่ใจว่าได้บันทึกไว้

ขั้นตอนที่ 2 - คลิก“ สร้างใหม่” จากนั้น“ ใบแจ้งหนี้”

จาก แผงควบคุม, คลิกที่ "สร้างใหม่ปุ่ม” และเลือก ใบแจ้งหนี้ ตามที่ระบุในภาพหน้าจอด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 3 - กรอกใบแจ้งหนี้ให้สมบูรณ์

ด้านล่างนี้เป็นตัวอย่างเทมเพลตใบแจ้งหนี้ที่จะแสดงพร้อมคำอธิบายสั้น ๆ ของแต่ละฟิลด์ที่คุณต้องทำให้เสร็จ

  1. ข้อมูลติดต่อของคุณ: ข้อมูลนี้จะเติมโดยอัตโนมัติจากข้อมูล บริษัท พื้นฐานที่คุณป้อนเมื่อคุณตั้งค่า FreshBooks เราจะพูดถึงเรื่องนี้ในภายหลังในบทความนี้ เคล็ดลับ: ลูกค้าของคุณมีข้อมูลนี้อยู่ที่ปลายนิ้วของพวกเขาเพื่อให้พวกเขาสามารถตัดเช็คและ / หรือโทรหาคุณได้อย่างรวดเร็วหากพวกเขามีคำถามเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้
  2. เรียกเก็บเงินถึง: ข้อมูลการติดต่อของลูกค้าของคุณอยู่ในฟิลด์นี้ หากคุณไม่ได้ตั้งค่าลูกค้าใน FreshBooks คุณสามารถป้อนข้อมูลของลูกค้าได้โดยตรงในช่องนี้ เคล็ดลับ: หากคุณต้องการส่งใบแจ้งหนี้ทางไปรษณีย์หอยทากตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมชื่อบุคคลที่ติดต่อไว้ในส่วนนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้ามันเป็น บริษัท ขนาดใหญ่
  3. วันที่ออก: ฟิลด์นี้จะเติมข้อมูลโดยอัตโนมัติพร้อมวันที่ที่คุณสร้างใบแจ้งหนี้ อย่างไรก็ตามคุณสามารถเปลี่ยนวันที่ได้หากต้องการ
  4. เลขใบสั่งของ: หมายเลขใบแจ้งหนี้เป็นหมายเลขเฉพาะที่ FreshBooks จะสร้าง คุณจะไม่สามารถเปลี่ยนหมายเลขนี้
  5. จำนวนที่เหลือจำนวนที่ยังค้างอยู่: FreshBooks จะคำนวณยอดรวมของใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติเมื่อคุณป้อนผลิตภัณฑ์ / บริการในส่วนคำอธิบาย
  6. ลักษณะ: ป้อนคำอธิบายโดยละเอียดของบริการ / ผลิตภัณฑ์ที่คุณเรียกเก็บเงินในฟิลด์นี้
  7. อัตรา: ป้อนอัตราการเรียกเก็บเงินสำหรับบริการ / ผลิตภัณฑ์ที่คุณกำลังเรียกเก็บเงินในฟิลด์นี้
  8. ปริมาณ: ป้อนปริมาณผลิตภัณฑ์เวลาทำการสำหรับบริการที่คุณกำลังเรียกเก็บเงินในฟิลด์นี้
  9. ยอดรวมของบรรทัด: FreshBooks จะคูณอัตราคูณกับจำนวนและคำนวณฟิลด์นี้ให้คุณ
  10. ส่วนลด: หากคุณต้องการใช้ส่วนลดกับใบแจ้งหนี้เพียงป้อนเปอร์เซ็นต์ส่วนลดในฟิลด์นี้และ FreshBooks จะคำนวณส่วนลดให้คุณ
  11. ภาษี: หากคุณต้องการใช้ภาษีการขายให้ป้อนอัตราภาษีการขายในฟิลด์นี้และ FreshBooks จะคำนวณภาษีการขายให้คุณโดยอัตโนมัติ
  12. จำนวนที่เหลือจำนวนที่ยังค้างอยู่: FreshBooks จะเพิ่มฟิลด์ยอดรวมส่วนลดและภาษีการขายเข้าด้วยกันลบการชำระเงินดาวน์ใด ๆ (หรือเงินฝาก) เพื่อคำนวณยอดรวมที่ครบกำหนด
  13. หมายเหตุ: คุณสามารถป้อนบันทึกส่วนตัวให้กับลูกค้าของคุณหรือเตือนความจำที่เป็นมิตรว่าพวกเขาสามารถชำระเงินออนไลน์ได้ตามที่เราได้ทำในตัวอย่างนี้
  14. ข้อตกลงและเงื่อนไข: อย่าลังเลที่จะรวมการแจ้งเตือนที่เป็นมิตรกับลูกค้าของคุณเพื่อชำระใบแจ้งหนี้ภายในวันที่กำหนด เคล็ดลับ: นี่จะเป็นสถานที่ที่ดีเยี่ยมในการเตือนลูกค้าว่าจะมีการประเมินค่าธรรมเนียม / ค่าปรับล่าช้าหากไม่ชำระเงินตามกำหนดเวลา

ตามที่เราได้พูดคุยกันคุณควรส่งอีเมลใบแจ้งหนี้ของคุณ ยิ่งลูกค้าของคุณได้รับใบแจ้งหนี้เร็วเท่าไหร่คุณก็จะได้รับเงินเร็วขึ้นเท่านั้น

ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลใน FreshBooks

ขั้นตอนที่ 1 - คลิกที่ใบแจ้งหนี้

หากคุณไม่ได้เปิดใบแจ้งหนี้ให้ไปที่หน้าแดชบอร์ดแล้วคลิกที่ใบแจ้งหนี้เพื่อแสดงบนหน้าจอ คลิกปุ่ม“ ส่ง” ตามที่ระบุในภาพหน้าจอด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 2 - กรอกรายละเอียดอีเมลและส่งให้ครบถ้วน

ในหน้าจอถัดไปคุณจะต้องให้ข้อมูลเพิ่มเติมบางอย่าง ด้านล่างนี้เป็นภาพรวมของฟิลด์พร้อมกับคำอธิบายสั้น ๆ ของแต่ละฟิลด์

  1. ที่อยู่อีเมล: พิมพ์ที่อยู่อีเมลที่คุณต้องการส่งใบแจ้งหนี้ไปให้ คุณสามารถป้อนที่อยู่อีเมลหลายรายการได้หากต้องการ
  2. เรื่อง: ฟิลด์นี้สร้างโดย FreshBooks และไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้
  3. เนื้อหาของอีเมล: FreshBooks สร้างข้อความอีเมลที่คุณเห็นที่นี่ อย่างไรก็ตามคุณยังสามารถพิมพ์ข้อความที่เป็นส่วนตัวตามที่เราได้ทำไว้กับ“ เราขอขอบคุณธุรกิจของคุณ!”
  4. สร้างลิงค์ที่แชร์ได้: นอกเหนือจากการส่งใบแจ้งหนี้ทางอีเมลคุณยังสามารถสร้างลิงค์ไปยังใบแจ้งหนี้ได้โดยคลิก“ สร้างลิงค์ที่แชร์ได้”
  5. ส่งใบแจ้งหนี้: เมื่อเสร็จแล้วให้คลิกปุ่มนี้เพื่อส่งอีเมลไปยังลูกค้าของคุณ

ดังที่เราได้กล่าวไปแล้วก่อนหน้านี้สิ่งสำคัญคือให้ลูกค้าของคุณมีตัวเลือกในการชำระใบแจ้งหนี้ออนไลน์ มันจะช่วยพวกเขาเวลาเพราะพวกเขาสามารถทำได้เร็วกว่าการส่งเช็คให้คุณ

ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเปิดคุณสมบัติการชำระเงินออนไลน์ใน FreshBooks

ขั้นตอนที่ 1 - คลิกที่ใบแจ้งหนี้

หากคุณไม่ได้เปิดใบแจ้งหนี้ให้ไปที่หน้าแดชบอร์ดแล้วคลิกที่ใบแจ้งหนี้เพื่อแสดงบนหน้าจอ ทางด้านขวาของใบแจ้งหนี้คุณจะเห็นรายการการตั้งค่า คลิกที่ "รับบัตรเครดิต” ตามที่ระบุในภาพหน้าจอด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 2 - ตรวจสอบและยอมรับข้อกำหนดและค่าธรรมเนียมบัตรเครดิต

ในหน้าจอถัดไปคุณจะเห็นรายการบัตรเครดิตที่คุณสามารถยอมรับพร้อมกับค่าธรรมเนียมที่จะถูกเรียกเก็บสำหรับแต่ละธุรกรรม คลิก "รับบัตรเครดิตปุ่ม” เพื่อยอมรับเงื่อนไขและเปิดใช้งานการชำระเงินออนไลน์สำหรับลูกค้าของคุณ

ขั้นตอนที่ 3 - ตรวจสอบการชำระเงินออนไลน์เปิดใช้งาน

ตอนนี้เมื่อลูกค้าของคุณได้รับใบแจ้งหนี้พวกเขาจะเห็นข้อความต่อไปนี้“จ่ายตอนนี้ปุ่ม” ที่ด้านบนสุดของใบแจ้งหนี้ สิ่งที่พวกเขาต้องทำคือทำตามคำแนะนำบนหน้าจอเพื่อจ่ายใบแจ้งหนี้ในเวลาไม่กี่นาที!

เคล็ดลับ: เมื่อลูกค้าของคุณชำระใบแจ้งหนี้สิ่งต่อไปนี้จะเกิดขึ้นใน FreshBooks:

  • ใบแจ้งหนี้จะถูกทำเครื่องหมายว่าชำระแล้วและยอด A / R ของคุณจะเป็นโดยอัตโนมัติ ที่ลดลง.
  • คุณจะได้รับอีเมลแจ้งเตือนว่ามีการชำระใบแจ้งหนี้แล้ว
  • การชำระเงินควรเข้าสู่บัญชีธนาคารของคุณภายใน 2-3 วันทำการ

คุณสามารถส่งการแจ้งเตือนการชำระเงินล่าช้าได้ถึงสามครั้งและคุณยังสามารถใช้ค่าธรรมเนียมการชำระล่าช้ากับ FreshBooks อย่างไรก็ตามคุณต้องสมัครเป็นสมาชิกกับ FreshBooks Pro เพื่อให้สามารถใช้งานฟีเจอร์นี้ได้ ในการตั้งค่าคุณเพียงแค่แสดงใบแจ้งหนี้คลิกที่การตั้งค่าซึ่งอยู่ทางด้านขวาของใบแจ้งหนี้และเลือก ส่งการแจ้งเตือน. หน้าต่างต่อไปนี้จะแสดง:

เลือกจำนวนวัน (ก่อนหรือหลัง) ที่คุณต้องการให้ระบบแจ้งเตือนลูกค้าของคุณ จากการสนทนาของเราเกี่ยวกับการเตือนความจำในวิธีการตั้งค่าการสิ้นสุดกระบวนการจนจบฉันขอแนะนำให้คุณตั้งค่าการแจ้งเตือน 3 รายการต่อไปนี้:

  1. 2 วันก่อนถึงกำหนด
  2. 2 วันหลังจากวันครบกำหนด
  3. 7 วันหลังจากวันที่ครบกำหนด

เรียกใช้รายงานอายุของบัญชี

ดังที่เราได้กล่าวถึงวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการใบแจ้งหนี้คงค้างของคุณคือการตรวจสอบรายงาน A / R Aging ของคุณอย่างน้อยสัปดาห์ละครั้ง

ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเรียกใช้รายงานผู้สูงอายุ (A / R Aging) ใน FreshBooks:

ขั้นตอนที่ 1 - ไปที่รายงานขั้นสูง

จากหน้าแดชบอร์ดให้เลื่อนลงไปที่ส่วนรายงานขั้นสูงและคลิกที่“บัญชีอายุปุ่ม” ตามที่ระบุในภาพหน้าจอด้านล่าง

ขั้นตอนที่ 2 - ตรวจสอบรายงานอายุของบัญชี

ด้านล่างนี้เป็นภาพรวมของรายงานการกำหนดอายุบัญชี (หรือรายงาน A / R Aging) ที่เราดำเนินการให้กับ บริษัท ตัวอย่าง Paul's Plumbing

ณ วันที่ 3 พฤศจิกายน 2017 มีลูกค้าสองรายที่มีใบแจ้งหนี้คงค้างที่ค้างชำระ 1-30 วัน คุณสามารถพิมพ์รายงานนี้ส่งออกไปยัง Excel หรือส่งให้ทุกคนทางอีเมล

ในการสรุปคุณมีความเข้าใจที่ดีขึ้นเกี่ยวกับข้อมูลที่ควรรวมถึงใบแจ้งหนี้ของคุณวิธีการใช้กระบวนการที่เริ่มต้นด้วยการออกใบแจ้งหนี้สำหรับการขาย / บริการของคุณและจบลงด้วยการรวบรวม

เราขอแนะนำให้ใช้ซอฟต์แวร์บัญชีเช่น FreshBooks เพราะมันสามารถช่วยให้คุณไม่เพียง แต่ส่งใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพให้กับลูกค้าของคุณ แต่ช่วยคุณประหยัดเวลาเพื่อให้คุณสามารถกลับไปสู่สิ่งที่คุณสนุกกับการทำมากที่สุด

ดูวิดีโอ: ใช Excel ออกใบเสรจ ใบแจงหน ใบเสนอราคา โหลดไดเลย (ธันวาคม 2019).

Loading...